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浅谈工程竣工资料的整理

2011/12/27 | 作者:fujinhua | 浏览量:1812 | 评论:0
 

工程档案是指项目在规划、建设及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料,是建设项目全过程的原始、真实记录,在城市各项活动中起着非常重要的作用,且在项目工程评奖、评优活动中也有着不可或缺的作用。看了几份有关各种竣工资料的整理和归档办法,感到作为工程资料收集和整理的工程施工总承包单位在竣工资料的收集、整理和归档中更应高度重视并加强过程管理,过程中资料的收集应该以竣工资料的整理为前提,收集即整理,从一开始就要认真对待,以避免重复的返工、复工。工程资料的收集整理应与施工进度同步,这样能保证整个工程项目在完工后及时交验。

 

施工单位在施工过程中形成的资料在整个工程资料中占有很大比重,且各分包单位也是在根据工程进度做好施工资料后交由施工总承包单位统一整理、归档,因而施工总承包单位责任重大,不容懈怠。

 

本章从高速公路和市政工程两个方面叙述一下竣工资料的收集、整理、编制和验收移交。

 

一、高速公路工程竣工资料的整理

 

1、         施工过程中资料的收集

 

1.1、明确责任

 

根据合同规定,总承包商是总承包项目竣工资料的总负责单位,应安排专人具体的负责各分包单位施工、检验检测等竣工资料的汇总、整改和移交,以及由总包商自己在施工过程中形成的施工、材料设备证明等文件的整理、编目和装订工作,监理和建设单位对其竣工资料进行监督检查和验收移交。在项目前期由各单位主要负责人组织召开资料专题会议,批准发布有关资料的相关规定,并负责组织协调,监督其实施;资料员是项目竣工资料整理的专职责任人,负责施工报验资料的整理和保管,负责竣工资料的汇总整理、审查整改和验收移交。施工过程资料的收集应落实到人,既可以防止资料跟不上现场的施工进度,也可以避免相互推脱。收集资料时按照项目特征编制适合各个项目的具体办法,如编制目录可以防止资料的遗漏也便于查阅。

 

1.2、收集管理

 

总包单位进场后,应就项目的主体工程和各相关的分包工程的资料,进行明确的责任分工,其中由分包单位负责的资料统一要求根据现场进度及时将资料送至总包方归档,对于主体工程和未分包的工程,总包单位应及时整理资料送至监理签字然后归档。项目经理和监理工程师及相关单位负责人在整个项目的施工过程中定期对报验文件进行审查,确保报验文件在施工过程中保管完整、有序。

 

2、         竣工资料的整理

 

2.1、整理汇总

 

根据《项目竣工资料整理办法》,确定竣工资料组卷组册框架目录,以及竣工资料整理、编目与装订要求,总包单位据此指导各分包单位进行竣工资料的整理工作,最后,由总包单位汇总各分包单位整理的竣工资料,统一进行案卷编排和装订。

 

2.2、审查整改

 

通常由业主、监理和有关档案管理部门组成审查组,对竣工资料的内容和案卷形式进行审查,总包单位和各分包单位根据审查意见共同对竣工资料进行整改,整改效果应经审查小组确认同意。

 

2.3、验收移交

 

总包单位提请业主验收竣工资料,并办理移交手续,移交份数根据合同要求办理,总包单位应自留竣工资料一套,移交项目所在地档案馆一套。

 

2.4、时间要求

 

一般在工程中间交接后三个月内完成整理验收移交,其中前两个月完成整理、组卷、汇总工作,后一个月完成审查、整改和验收移交工作。

 

2.5、质量要求

 

竣工资料应为原件,必须真实、准确,与工程实际情况相符,必须完整、系统,全面反映工程活动全过程,并保持各部分之间的联系性;要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续齐全。

 

2.6、竣工图要求

 

竣工图应真实反映项目竣工验收的实际情况,其中对于未变更的原施工图可作竣工图并盖竣工图章,对于少量变更未对工程造成实质性影响的,可以就变更部分画出竣工图原施工图仍可以用,对发生较大变更的和涉及工程主体变更的要求竣工图重新绘制,且竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图章。

 

3竣工资料的编制、组卷

 

根据建设工程竣工档案须知:竣工资料的组卷应以形成规律和成套性为特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用,分类科学,组卷合理,符合档案管理的要求。一般结合项目工程的实际情况,制定符合实际的组卷方案。施工单位一般按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。组卷不宜过厚,一般不超过40mm

,案卷无重复文件,为方便保管和利用,在工程案卷前加扉页,内容包括项目名称、开竣工日期、卷次、编制单位并加盖单位公章。

 

3.1、竣工资料的组卷分类

 

高速公路工程的组卷通常情况按以下几个部分:施工总结,路线,施工资料,施工安全及文明施工,进度控制资料,施工照片,其他资料和竣工图。

 

3.2、竣工资料的编制与装订

 

根据国家档案法规的要求,编制案卷封面、卷内目录、卷内备考表等。封面内容一般包括管号、档号、保管期限、密集、案卷名称、编制单位等。卷内目录排列在卷内文件首页之前,卷内目录中责任者有多个时,填写主要责任者。卷内备考排列在卷内文件尾页之后,卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数以及对案卷情况说明。

 

根据行业竣工资料规定,编制案卷内封面、卷册目录和竣工资料说明等。案卷内封面包括建设单位、监理单位和总包单位名称等;竣工资料目录主要是卷、册目录,不是卷内目录,只用于综合卷、专业综合册中;竣工资料说明主要介绍项目总体、各专业卷整理情况,只用于综合卷、专业综合册中。

 

竣工资料装订形式较多,除建设单位要求外,一般采用左侧三孔用线绳装订的方法,文字材料一起装订,也有单位要求胶装。

 

4、竣工资料的验收与移交

 

验收前,由业主、监理和档案管理部门共同对竣工资料进行检查,检查内容是否真实、齐全,与实物是否一致,检查组卷方法、分类排序是否科学合理,检查案卷是否符合规范;竣工图的绘制是否符合要求。对检查组提出的问题,总包商应及时组织各施工单位进行整改,并经检查组确认后,再对所有竣工资料进行最终整理、组卷、编目和装订,并向业主指定的档案部门移交,移交归档案卷时,同时提交“案卷移交目录”一式两份,经交接双方核对无误后签字确认,作为移交凭证各执一份保存。

 

二、市政工程竣工资料的整理

 

市政工程竣工资料的整理和高速公路工程竣工资料的整理大同小异,几点小的区别是由其本身决定的。

 

1、高速公路工程具有分部分项划分因而资料的整理程序市按照分部分项划分来整理的,简单、明了、易懂,而市政工程都是按其项目的实际施工内容来整理。

 

2、高速公路工程的施工资料是手写版的,而市政工程是电子版的,且高速公路工程的施工资料与每期的计量工作直接相关。

 

3、市政工程根据项目本身包含的工程内容组卷,一般的市政基础设施项目包括的以下几部分最为常见即:道路、桥梁、广场、隧道、公共交通、雨水、污水、电力排管、路灯绿化等工程。整理程序分为:管理文件、原材料成品、半成品及构配件设备出厂合格证及检验报告、施工试验记录、施工记录、测量成果及测量符合记录、隐蔽工程验收记录、工程质量检验评定记录、功能性试验记录、竣工测量竣工总结、竣工图以及对应的刻录光盘。

 

三、结束语

 

    总承包项目交工文件整理工作,必须做到开工前的统一规划,施工中的监督检查和完工后的规范整理,才能保证整理符合标准法规规定,满足业主要求,并顺利通过审查验收移交。自目前为止省内高速公路的资料应业主要求仍以手写版为主,相应的也加大了工作量,且资料的收集、整理过程是相对较枯燥、乏味的。由于人员流动性大,因此应注意提高资料管理人员的积极性和主动性,保证资料收集的真实性、完整性、成套性和及时性,切不可因人员调动或其它原因造成工程资料的丢失!

 

【参考文献】

 

1、         潘红琴,蚌明高速公路竣工资料档案及归档

 

2、         合肥市城建档案管理处,《编报建设工程竣工档案须知》

 

 

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